ว ธ การปฏ บ ต ด านระบบเอกสารของสถาน ฯ/ศ นย

Transcription

1 ว ธ การปฏ บ ต ด านระบบเอกสารของสถาน ฯ/ศ นย 1. เอกสารระบบซ อ 1.1 เม อซ อผลผล ตจากเกษตรกร ทางศ นย จะท าการออกใบร บผลผล ตของเกษตรกรพร อมท งบ นท กในโปรแกรม CD (สม ดบ ญช เล ม 4) แต ไม ม การออกบ ลซ อจากโปรแกรม เม อท าการบ นท กข อม ลเร ยบร อยจะเก บใบร บผลผล ตของเกษตรกร เข า แฟ ม เจ าหน รอจ าย 1.2 เม อซ อป จจ ยการผล ตจากม ลน ธ ฯ เม อม การซ อป จจ ยการผล ตจากม ลน ธ เจ าหน าท จะท าการบ นท กซ อ ในโปรแกรม CD (สม ดบ ญช เล ม 4) แต จะไม ท าการพ มพ บ ลซ อ จากโปรแกรม CD ให เข ยนเลขท AP ลงในใบส งของ จากน นจะจ ดเก บเข าแฟ ม เจ าหน รอจ าย 1.3 เม อได ร บใบแจ งหน ค าขนส งจากม ลน ธ เม อได ร บใบแจ งหน ค าขนส ง เจ าหน าท บ ญช จะท าการบ นท กต งเจ าหน ในโปรแกรม CD โดยเล อกสม ด เล ม 4 พร อมท งเข ยนเลขท AP ไว ในใบแจ งหน ค าขนส ง จากน นท าการจ ดเก บเอกสารเข าแฟ มเจ าหน รอจ าย 2. เอกสารระบบจ ายเง น 2.1 การจ ายเง นค าผลผล ตให เกษตรกร - กรณ จ ายเป นเง นสดให เกษตรกร เม อม การจ ายเง นค าผลผล ตให เกษตรกรเป นเง นสด(จ ายจากเง นสดในม อ) เจ าหน าท จะท าการบ นท ก บ ญช ในโปรแกรม CD (สม ดบ ญช เล ม 5) พร อมท งพ มพ ใบส าค ญจ ายท ออกจากโปรแกรม CD จากน นจะน าไป

2 2 แนบก บใบร บผลผล ตของเกษตรกรท ด งจากแฟ มเจ าหน รอจ าย จ ดเก บเข าแฟ ม รายว นจ ายเง นสดในม อ (CV) - กรณ จ ายเง นโอนให เกษตรกร เม อม การจ ายเง นค าผลผล ตให เกษตรกรโดยการโอนเง นผ านธนาคาร เจ าหน าท จะท าการบ นท ก ใน โปรแกรม CD (เล อกสม ดบ ญช เล ม 2) พร อมท งพ มพ ใบส าค ญจ าย จากน นจะน าไปแนบก บใบร บซ อผลผล ต ของเกษตรกรท ด งจากแฟ มเจ าหน รอจ าย, รายละเอ ยดการโอนเง นรายเกษตรกร (ส าเนา), หน งส อจากศ นย (ส าเนา),ใบถอนเง น(ส าเนา)ถ าม,หน งส อจาก ธกส. ถ าม จ ดเก บเข าแฟ ม รายว นจ ายธนาคาร(PV) แฟ มเจ าหน รอจ าย หน งส อจาก ธกส. (ถ าม ) ใบถอนเง น (ส าเนา) (ถ าม ) หน งส อจากศ นย (ส าเนา) รายละเอ ยดการโอน เง นรายเกษตรกร (ส าเนา) ใบร บซ อผลผล ตจาก เกษตรกร ใบส าค ญจ าย แฟ มรายว น จ ายธนาคาร PV 2.2 การจ ายค นเง นค าป จจ ยการผล ตให ก บม ลน ธ ฯ - กรณ จ ายค นเง นค าป จจ ยเป นเง นสด เม อม การจ ายเง นค นค าป จจ ยการผล ตให ก บม ลน ธ เป นเง นสด เจ าหน าท จะท าการบ นท กในโปรแกรม CD (เล อกสม ดบ ญช เล ม 5) พร อมท งพ มพ ใบส าค ญจ ายออกจากโปรแกรม CD จากน นจะน าไปแนบก บ ใบเสร จร บเง นท ได จากม ลน ธ, หน งส อน าส งรายได, และใบส งของท ด งจากแฟ มเจ าหน รอจ าย จ ดเก บเข าแฟ ม รายว นจ าย เง นสดในม อ (CV)

3 3 - กรณ จ ายค นเง นค าป จจ ยเป นเง นโอน เม อม การจ ายเง นค นค าป จจ ยการผล ตให ก บม ลน ธ เป นเง นโอน เจ าหน าท จะท าการบ นท กในโปรแกรม CD (เล อกสม ดบ ญช เล ม 2) พร อมท งพ มพ ใบส าค ญจ ายออกจากโปรแกรม CD จากน นจะน าไปแนบก บ ใบเสร จร บเง นท ได จากม ลน ธ, หน งส อน าส งรายได, ใบส งของท ด งจากแฟ มเจ าหน รอจ าย และ ใบถอนเง น จ ดเก บเข าแฟ มรายว นจ ายธนาคาร (PV) 2.3 เม อท าการจ ายเง นค าขนส ง เม อท าการจ ายเง นค าขนส งให ม ลน ธ เจ าหน าท บ ญช จะท าการบ นท กล างเจ าหน ในโปรแกรม CD โดย เล อกสม ดบ ญช เล ม 2 (PV) ในกรณ จ ายเป นเง นโอน จากน นจะท าการพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช แนบก บ ใบวาง บ ล (ถ าม ), ใบแจ งหน ค าขนส งท ด งจากแฟ มเจ าหน รอจ าย และ ใบเสร จร บเง นท ได ร บจากม ลน ธ เก บเข าแฟ ม รายว นจ ายธนาคาร (PV) ว ธ การพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช เข าเมน ป อน 8.บ ญช 1.บ นท กรายการบ ญช พ มพ จากน น เล อก voucher ท ต องการพ มพ

4 4 แฟ มเจ าหน รอจ าย ใบเสร จจากม ลน ธ ใบแจ งหน ค าขนส ง ใบวางบ ล(ถ าม ) เอกสารบ นท กบ ญช แฟ มรายว น จ ายธนาคาร PV 3. เอกสารระบบขาย 3.1 การขายผลผล ตให ม ลน ธ เม อม การขายผลผล ตให ม ลน ธ หน วยค ดบรรจ ของสถาน /ศ นย ฯจะเข ยนใบส งผลผล ต พร อมท งส ง ส าเนาให เจ าหน าท บ ญช ของสถาน /ศ นย ฯ เม อเจ าหน าท บ ญช ได ร บส าเนาใบส งผลผล ต จะท าการบ นท กบ ญช ใน โปรแกรม CD (เล อกสม ดบ ญช เล ม 8) โดยจะไม ท าการพ มพ ใบส งส นค าในโปรแกรมแต จะบ นท กเลขท เอกสารท ให เลขอ ตโนม ต จากโปรแกรม CD ก าก บไว ท ใบส งผลผล ต พร อมท งจ ดเก บเข าแฟ ม ล กหน รอร บช าระ 3.2 การขายป จจ ยการผล ตให เกษตรกรเป นเง นเช อ เม อม การขายป จจ ยการผล ตให เกษตรกร หน วยคล งส นค าจะเข ยนใบส งของ/ใบแจ งหน พร อมส ง ส าเนาให เจ าหน าท บ ญช ของศ นย เม อเจ าหน าท บ ญช ได ร บส าเนาใบส งของ/ใบแจ งหน จะท าการบ นท กบ ญช ใน โปรแกรม CD โดยจะไม ท าการพ มพ เอกสารจากโปรแกรม และท าการบ นท กยอดขายในบ ญช ล กหน เกษตรกร รายต วพร อมท งจ ดเก บเข าแฟ ม ล กหน เกษตรกรค าป จจ ยการผล ต ใบส งของ/ใบแจ งหน (ส เข ยว) ใบส งของ/ใบแจ งหน (ส ฟ า) แฟ มล กหน เกษตรกร รายต ว ใบส งของ/ใบแจ งหน (ส เหล อง)

5 5 3.3 ขายผลผล ต/ป จจ ยการผล ตเป นเง นสดให แก ล กค า เม อเจ าหน าท บ ญช สถาน /ศ นย ฯ ได ร บใบส งขายจากผ ขายผลผล ต/ป จจ ยการผล ตของสถาน /ศ นย ฯ แล ว เจ าหน าท บ ญช ต องบ นท กรายการขายส นค าพร อมก บออกใบเสร จร บเง นให แก ล กค า และจะท าการพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช ออกจากโปรแกรม CD แนบก บ ใบส งขาย (ส ฟ า) และ ส าเนาใบเสร จร บเง นเก บเข าแฟ ม รายว นร บเง น (RV) การบ นท กในโปรแกรม CD เข าเมน ขายปกต เล อกสม ดบ ญช เล ม 1 เปล ยนว นก าหนดช าระ ให เป น 0 ว น ว ธ การพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช เข าเมน ป อน 8.บ ญช 1.บ นท กรายการบ ญช พ มพ จากน น เล อก voucher ท ต องการพ มพ 4. เอกสารระบบร บเง น 4.1 การร บช าระหน ค าป จจ ยการผล ตจากเกษตรกร เม อได ร บช าระหน ค าป จจ ยการผล ตจากเกษตรกร เจ าหน าท บ ญช ของศ นย จะท าการบ นท กรายการใน โปรแกรม CD (สม ดบ ญช เล ม 1) พร อมพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช ออกจากโปรแกรม จากน นด งใบส งของ/ใบแจ ง หน การผล ตจากแฟ มล กหน รอร บช าระ (ประท บตราว า ได ร บเง นแล ว) จ ดเก บเข าแฟ ม รายว นร บเง น ว ธ การพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช เข าเมน ป อน 8.บ ญช 1.บ นท กรายการบ ญช พ มพ จากน น เล อก voucher ท ต องการพ มพ

6 6 - กรณ ร บเป นเง นสด - กรณ ห กค าป จจ ยการผล ตก อนโอนเง นให เกษตรกร 4.2 การร บช าระเง นค าผลผล ตจากฝ ายตลาดเช ยงใหม งานจ ดซ อผลผล ต เม อได ร บช าระเง นค าผลผล ตจากฝ ายตลาดเช ยงใหม งานจ ดซ อผลผล ต เจ าหน าท บ ญช ของศ นย จะท า การพ มพ รายละเอ ยดการโอนเง นเข าบ ญช ของศ นย และ รายงานปร มาณการค ดเกรด จาก website (รายงาน ตลาดและค ดบรรจ เช ยงใหม ) จากน นจะท าการบ นท กรายการในโปรแกรม CD (สม ดบ ญช เล ม 1) พร อมพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช จากโปรแกรม CD แนบก บ รายงานปร มาณการผล ตและยอดร บซ อ, รายละเอ ยดการโอน เง นและใบส งผลผล ตท ด งจากแฟ มล กหน รอร บช าระ จ ดเก บเข าแฟ ม รายว นร บเง น(RV) ว ธ การพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช เข าเมน ป อน 8.บ ญช 1.บ นท กรายการบ ญช พ มพ จากน น เล อก voucher ท ต องการพ มพ

7 7 4.3 การร บเง นโอนจากการเบ กงบประมาณ (เอกสารต งเบ ก) เม อได ร บเง นจากม ลน ธ ฯ(เอกสารต งเบ ก) เจ าหน าท บ ญช ของศ นย จะท าการพ มพ รายงานแสดง รายละเอ ยดการจ ายเช คจาก website พร อมท งบ นท กรายการในโปรแกรม CD (สม ดบ ญช เล ม 1) จากน น พ มพ เอกสารบ นท กบ ญช จากโปรแกรม CD เม อท าการบ นท กบ ญช เป นท เร ยบร อยน าเอกสารท งสองฉบ บ จ ดเก บเข าแฟ มรายว นร บเง น ว ธ การพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช เข าเมน ป อน 8.บ ญช 1.บ นท กรายการบ ญช พ มพ จากน น เล อก voucher ท ต องการพ มพ 5. การบ นท กบ ญช /การเก บเอกสารเม อเก ดค าใช จ าย 5.1 เม อเก ดค าใช จ ายท จ ายจากเง นสดย อยท งนอกงบประมาณและในงบประมาณ เม อม การย มเง นสดย อย เม อม การย มเง นสดย อย ผ ร กษาเง นสดย อยจะต องจ ดท าใบย มเง นสดย อยข นมา 1 ฉบ บ พร อมท งให ผ ม อ านาจเซ นอน ม ต การจ ายเง นสดย อย จากน นเก บใบย มเง นสดย อยเข าต เซฟ ผ ร กษาเง นสดย อยจะต องจ ดเก บใบ ย มเง นสดย อยไม ให ส ญหาย เพราะใบย มเง นสดย อยจะเสม อนว าเป นเง นสด

8 8 เม อเก ดค าใช จ าย (clear เอกสารย มเง นสดย อย) เม อเจ าหน าท ได ร บเอกสารใบเสร จร บเง น เจ าหน าท จะท าการบ นท กบ ญช ในโปรแกรม CD เล อกสม ด เล ม 3 พร อมท งเข ยนเลขท PCV (PCV ค อ รายการท จ ายจากเง นสดย อย) ก าก บไว ท เอกสารใบเสร จร บเง นแนบ ก บ ใบย มเง นสดย อยท ด งมาจากต เซฟ จากน นเก บเข าแฟ ม PCV เจ าหน าท บ ญช ของศ นย ควรจ ดท าตรายาง บ นท ก PCV เม อท าการต งเบ กชดเชยวงเง นสดย อย เม อม การเบ กชดเชยเง นสดย อเจ าหน าท บ ญช จะน าเอกสารท เก บเข าแฟ ม PCV เง นสดย อยมาบ นท กบ ญช ใน สม ดรายว นท วไป JV (สม ดบ ญช เล ม 7) โดยใช เอกสารจากแฟ ม PCV เป นเอกสารประกอบการบ นท กบ ญช เป นรายการชดเชย (ถ าเป นส าเนาใบเสร จจะเป นเอกสารท ส งไปต งเบ กผ านงบประมาณ แต ถ าเป นใบเสร จต ว จร งจะเป นรายจ ายนอกงบประมาณ) จากน นพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช ออกจากโปรแกรม CD แนบก บ ใบเสร จร บเง น และ สม ดรายว นจ ายเง นสดย อยโดย เข า เมน พ มพ 8.บ ญช 6. พ มพ เง นสดย อย พร อมเก บเข าแฟ มสม ดรายว นท วไป

9 9 5.2 เม อจ ายค าใช จ ายจากเง นสดในม อ ข นตอนการถอนเง นจากธนาคาร เม อเจ าหน าท ถอนเง นจากเง นฝากธนาคารเข าเง นสดในม อ เจ าหน าท การเง นและบ ญช สถาน ฯ/ศ นย ฯ จะต องท าการบ นท กบ ญช ในโปรแกรม CD โดยเล อกสม ดบ ญช เล ม 7 JV พร อมพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช ออก จากโปรแกรม แนบก บ ส าเนาใบถอนเง น เก บเข าแฟ ม JV ข นตอนการจ ายค าใช จ ายจากเง นสดในม อ เม อเจ าหน าท ด าเน นการจ ายค าใช จ ายท ม ว ตถ ประสงค เฉพาะ (ใบส าค ญจ าย/ใบเสร จร บเง น) เจ าหน าท จะท าการบ นท กบ ญช ในโปรแกรม CD โดยเล อกสม ดรายว นจ ายเง นสดในม อ CV (CV ค อ รายการท จ ายจากเง นสดในม อ) พร อมพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช แนบก บหล กฐานด งกล าว เก บเข าแฟ มสม ดรายว น จ ายเง นสดในม อ 6. อ นๆ 6.1 ว ธ การบ นท กบ ญช เม อน าเง นสดในม อฝากธนาคาร เม อน าเง นสดในม อฝากธนาคาร เจ าหน าท บ ญช ของศ นย ฯ/สถาน จะต องท าการบ นท กบ ญช ใน โปรแกรม CD โดยจะเล อกสม ดบ ญช เล ม 5 (CV) พร อมท งพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช ออกจากโปรแกรม CD แนบด วยใบฝากธนาคาร (ส าเนา) เก บเจ าแฟ มรายว นจ ายเง นสดในม อ (CV)

10 ว ธ การบ นท กบ ญช และการจ ดเก บเอกสารบ ญช ล กหน เง นทดรองจ าย เม อพ นระยะเวลาการย มเง นสดย อย ให ผ ร กษาเง นสดย อย บ นท กเอกสารใบย มเง นสดย อย เป นล กหน เง นทอรองจ าย โดยม ว ธ การบ นท กบ ญช และการเก บเอกสารด งน เม อม การต งล กหน เง นทดรองจ าย จะท าการบ นท กในโปรแกรม CD เมน ป อน ข อ3.ร บเง น ข อ6.บ นท กล กหน กรณ อ นๆโดย เล อกสม ดบ ญช เล ม 3 (PVC) จากน นพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช ออกจากโปรแกรม CD แนบก บ ใบย ม เง นสดย อย จากน นเก บเข าแฟ มPCV (บ นท กในสม ดค มเง นสดย อยด วย) เม อล กหน เง นทดรองจ ายน าเอกสารใบเสร จร บเง นมาให ผ ร กษาเง นสดย อย (การเคล ยร เง น หล งพ นก าหนด) กรณ ท ล กหน เง นทดรองจ ายน าเอกสารใบเสร จร บเง นมาช าระ เท าก บจ านวนเง นท ย มไป จะท าการบ นท กบ ญช ในโปรแกรม CD เมน ป อน ข อ3.ร บเง น ข อ1.ร บช าระหน จาก ล กหน โดยเล อกสม ดบ ญช เล ม 7 (JV) จากน นพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช ออกจากโปรแกรม CD แนบก บ ใบเสร จร บเง น และ ส าเนาใบย มเง นสดย อย

11 11 กรณ ท ล กหน เง นทดรองจ ายน าเอกสารใบเสร จร บเง นมาช าระ มากกว าจ านวนเง นท ย มไป จะท าการบ นท กบ ญช ในโปรแกรม CD เมน ป อน ข อ3.ร บเง น ข อ1.ร บช าระหน จาก ล กหน โดยเล อกสม ดบ ญช เล ม 7(JV) จากน นพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช ออกจากโปรแกรม CD แนบก บ ใบเสร จร บเง น และ ส าเนาใบย มเง นสดย อย (บ นท กในสม ดค มเง นสดในม อด วย) กรณ ท ล กหน เง นทดรองจ ายน าเอกสารใบเสร จร บเง นมา clear น อยกว าจ านวนเง นท ย มไป จะท าการบ นท ก 2 ข นตอน ข นตอนท 1 บ นท กล างล กหน เง นทดรองจ าย จะท าการบ นท กบ ญช ในโปรแกรม CD เมน ป อน ข อ3.ร บเง น ข อ1.ร บช าระหน จากล กหน โดยเล อกสม ดบ ญช เล ม 7(JV) จากน นพ มพ เอกสารบ นท กบ ญช ออกจากโปรแกรม CD แนบก บ ใบเสร จร บเง น และ ส าเนาใบย มเง นสดย อย จ ดเก บเข าแฟ ม JV

12 12 ข นตอนท 2 บ นท กจ ายค าใช จ ายเพ มเต ม จะท าการบ นท กบ ญช ในโปรแกรม CD เมน ป อน ข อ8.บ ญช ข อ1.บ นท กรายการบ ญช โดย เล อกสม ดบ ญช เล ม 3 (PCV) จากน นเก บส าเนาใบเสร จร บเง น อ างอ งเลขท JV ท แนบก บ ใบเสร จร บเง นต วจร ง จ ดเก บเข าแฟ ม PCV โดยเข ยนเลขท PCV ลงในใบเสร จร บเง น(ส าเนา) (บ นท ก ในสม ดค มเง นสดย อยด วย) 6.3 การเล อกสม ด - การบ นท กดอกเบ ยร บ เม อทางศ นย ม รายการดอกเบ ยร บ เจ าหน าท บ ญช ของศ นย ต องบ นท ก รายการด งกล าวใน สม ดรายว นท วไป เล ม 7 (JV) โดย Dr. เง นฝากธนาคาร xx Cr. ดอกเบ ยร บ xx - ค าขนส งของม ลน ธ ฯ เม อทางศ นย ม รายการค าขนส ง เจ าหน าท บ ญช ของศ นย ต องบ นท ก รายการด งกล าวเป น เจ าหน กรณ อ นๆ สม ดบ ญช เล ม 4 โดย

13 13 Dr. ค าขนส ง xx Cr. เจ าหน การค าระหว างม ลน ธ /ศ นย ฯ xx - งานการเง นโอนเง นผ ดศ นย เม องานการเง นโอนเง นผ ดศ นย เจ าหน าท บ ญช ของศ นย ต องบ นท ก รายการด งกล าวเป น เจ าหน กรณ อ นๆ สม ดบ ญช เล ม 7 เน องจากทางศ นย ไม ทราบท มาของจ านวนเง นด งกล าว โดยทางศ นย ต องบ นท กบ ญช ด งน Dr. เง นฝากธนาคาร xx Cr.เจ าหน อ น xx โดยจะล างเจ าหน อ นกรณ การโอนเง นเข าบ ญช ศ นย ผ ด เม อได ร บบ นท กข อความจากผ ท เก ยวข องก อน ถ งจะท าการล างบ ญช เจ าหน อ น ด งน Dr. เจ าหน อ น xx Cr.เง นฝากธนาคาร xx